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Perguntas e Respostas

por Subsecretaria de Fiscalização publicado 23/03/2015 15h11, última modificação 24/07/2015 10h39

1) Quais os procedimentos para acesso ao SICOBE Gerencial por parte do estabelecimento industrial?

O acesso ao Sicobe Gerencial será disponibilizado ao estabelecimento industrial a partir da data de obrigatoriedade de utilização do Sicobe, que é fixada em Ato Declaratório Executivo (ADE) expedido pela Coordenação-Geral de Fiscalização e publicado no Diário Oficial da União, após a conclusão da instalação do Sicobe, de acordo com o disposto no art. 8º da IN RFB nº 869/2008.

Para maior segurança, o acesso ao Sicobe Gerencial dar-se-á obrigatoriamente mediante utilização de certificado digital e, após a verificação do mesmo, inserção de login/senha do usuário fornecidos pela Coordenação-Geral de Fiscalização da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

O estabelecimento industrial deverá encaminhar solicitação de acesso ao Sicobe Gerencial via e-mail senhaacesso@mail.sicobe.cmb.gov.br, indicando a relação dos usuários com identificação de nome completo, CPF, e-mail e telefone de contato para cadastramento no sistema.

Para conclusão do processo de cadastramento dos usuários no sistema, o estabelecimento industrial deve encaminhar uma procuração específica para acesso ao Sicobe Gerencial, devidamente assinada pelo seu representante legal e autenticada em cartório, com indicação dos respectivos usuários já encaminhados via e-mail senhaacesso@mail.sicobe.cmb.gov.br, para o seguinte endereço:

Coordenação-Geral de Fiscalização – Sicobe Gerencial 
Secretaria da Receita Federal do Brasil 
SAS Quadra 06 Lote 5/6 Bloco "J", Ed. Camilo Cola, 6º andar, sala 609 
CEP 70.070-916 - Brasília / DF

Em relação aos usuários indicados para acesso ao Sicobe Gerencial que já possuem procuração eletrônica para a Receita Federal do Brasil em nome do estabelecimento industrial, nos termos da IN RFB nº 944/2009, fica dispensado o envio da procuração específica à Coordenação-Geral de Fiscalização. Para tanto, tal condição deverá ser informada pelo estabelecimento industrial em relação ao usuário indicado via e-mail senhaacesso@mail.sicobe.cmb.gov.br

Após o cadastramento no Sicobe Gerencial, os dados de login/senha serão encaminhados ao usuário via e-mail indicado na solicitação, devendo o usuário, quando do primeiro acesso, fazer a alteração da referida senha.

A qualquer momento, o estabelecimento industrial poderá solicitar o cancelamento de acesso dos usuários já cadastrados no Sicobe Gerencial, bastando somente o envio de solicitação desta natureza para o e-mail senhaacesso@mail.sicobe.cmb.gov.br, cujo atendimento será efetuado automaticamente.

2) Quais as modalidades de acesso ao SICOBE Gerencial?

Para acesso ao Sicobe Gerencial existem dois tipos de perfis distintos, a saber:

a) perfil “Fabricante”, onde o usuário tem acesso às informações controladas pelo Sicobe de um único estabelecimento industrial e também utiliza o sistema para realização de todas as atividades operacionais previstas na Instrução Normativa RFB nº 869, de 2008. Vale salientar que não é possível o cadastramento de um mesmo usuário para acesso às informações de mais de um estabelecimento industrial;

b) perfil “Empresa”, onde o usuário tem acesso às informações controladas pelo Sicobe de vários estabelecimentos industriais de uma mesma empresa ou grupo empresarial. Importante mencionar que este não é um perfil operacional, mas somente de consulta às informações controladas pelo Sicobe nos diversos estabelecimentos industriais pertencentes à uma mesma empresa ou grupo empresarial.

Para solicitação de acesso ao perfil “Empresa” o usuário deve ser representante legal da empresa ou grupo empresarial que integram todos os estabelecimentos industriais para os quais deseja o referido acesso.

3) Quais são as atividades operacionais a serem executados pelo estabelecimento industrial após a obrigatoriedade de utilização do Sicobe?

Instrução Normativa RFB nº 869, de 2008, prevê algumas situações onde o estabelecimento industrial deve registrar algumas ocorrências à Receita Federal, sempre por intermédio do Sicobe Gerencial, tais como:

a) inoperância do Sicobe nas linhas de produção ou violação dos lacres de segurança (art. 7º, § 5º); 
b) produção, por marca e tipo de embalagem, durante o período de inoperância do Sicobe - produção offline (art. 7º, § 6º); 
c) produção controlada pelo Sicobe porém não comercializada pelo fabricante, por qualquer motivo (art. 11, § 8º); 
d) comunicações sobre reativação de linhas inoperantes, desativação de linha de produção, manutenção de linhas de produção, aquisição de equipamentos industriais e desativação da unidade industrial (art. 10, inciso III); 
e) comunicação de início de produção de novas marcas ou alteração na arte gráfica de marcas já cadastradas para identificação pelo Sicobe (art. 10, inciso II); 
f) necessidade de suporte técnico, por qualquer motivo, que requeira a presença dos técnicos da Casa da Moeda do Brasil no estabelecimento industrial (art. 9º , § 1º).

4) O fabricante deve permitir o acesso dos técnicos da Casa da Moeda do Brasil ao seu estabelecimento industrial?

Conforme dispõe o art. 9º da Instrução Normativa RFB nº 869, de 2008, a manutenção preventiva e corretiva do Sicobe é efetuada pelos técnicos autorizados da Casa da Moeda do Brasil, cujo acesso ao estabelecimento industrial deve ser franqueado pelo fabricante, sob pena de caraterização de prática prejudicial ao normal funcionamento do Sicobe, prevista no art. 13, § 1º, da referida Instrução Normativa.

Importante salientar que o fabricante somente deve franquear o acesso ao seu estabelecimento industrial aos técnicos da Casa da Moeda do Brasil que constam da relação de técnicos autorizados pela Receita Federal do Brasil no Sicobe Gerencial, e deve sempre acompanhar os trabalhos realizados no estabelecimento pelos referidos técnicos.

5) O fabricante deve adotar alguma providência na hipótese das informações geradas pelo seu controle de produção serem divergentes das informações controladas pelo Sicobe ?

O Sicobe foi especificado pela Receita Federal para ser um sistema de acompanhamento da produção para fins fiscais e não um sistema que venha a substituir os atuais controles de produção já exercidos pelos fabricantes. As informações do Sicobe são disponibilizadas aos fabricantes para que estes possam complementar o sistema com informações de produção offline (caso o sistema esteja inoperante) e produção não comercializada, já que o pagamento dos diversos tributos, os quais possuem fato gerador próprio, é responsabilidade do fabricante e deve ser feito com base nos seus controles de produção e não com base nas informações geradas pelo Sicobe.

O processamento das informações no Sicobe é dinâmico e efetuado em periodicidade mensal, ou seja, estão em constante processo de atualização, podendo variar dentro de um mesmo mês em virtude de requisitos de segurança e controle fiscal estabelecidos pela Receita Federal junto à Casa da Moeda do Brasil.

A Receita Federal faz a consolidação das informações do Sicobe em periodicidade mensal, normalmente até o dia 15 do mês subsequente ao mês de controle da produção, de forma a possibilitar ao fabricante, ainda, a utilização destas informações para fins do ressarcimento à Casa da Moeda do Brasil, previsto no art. 11 da Instrução Normativa RFB nº 869, de 2008, o qual deve ser deduzido da produção não comercializada informada pelo fabricante no Sicobe Gerencial.

Caso, após o encerramento do mês, o fabricante queira informar divergências de produção controladas pelo Sicobe que considere significativas em relação aos seus próprios controles, poderá solicitar suporte técnico à Receita Federal e Casa da Moeda do Brasil por meio de registro desta ocorrência no Sicobe Gerencial. Nestas situações faz-se necessário que o fabricante também informe a metodologia utilizada e os pontos de controle nas suas linhas de produção, de forma a possibilitar à Casa da Moeda uma avaliação mais adequada sobre as possíveis causas das eventuais divergências de informações.

6) O fabricante pode informar a produção não comercializada mensalmente e de forma consolidada?

Sim, desde que seja por marca comercial e tipo de embalagem, a informação de produção não comercializada pode ser registrada mensalmente e de forma consolidada no Sicobe Gerencial.

Vale destacar que a informação de produção não comercializada será considerada no mês referente à data do seu registro no Sicobe Gerencial, caso esteja dentro do limite de 0,7% estabelecido no art. 11, § 9º, da Instrução Normativa RFB nº 869, de 2008, ou no mês da data de aprovação desta produção no Sicobe Gerencial pela unidade local da Receita Federal do Brasil do domicílio da unidade industrial, caso esteja acima deste patamar.

7) O que fazer em caso de emergência envolvendo os equipamentos do Sicobe instalados no estabelecimento industrial?

Os diversos equipamentos e componentes que integram o Sicobe foram projetados para suportar as condições de operação a que se destinam, além de não interferirem no funcionamento normal das linhas de produção. No entanto, como qualquer equipamento industrial, os diversos gabinetes do Sicobe instalados nas fábricas dispõem de botoeiras de emergência de fácil acesso que devem ser acionadas nestas situações, devendo o fabricante, de imediato, solicitar suporte técnico aos técnicos da Casa da Moeda do Brasil naquela localidade.

8) O que fazer nas situações em que os produtos já foram controlados pelo Sicobe, porém foram rejeitados pelo controle de qualidade do fabricante?

Aqui é importante distinguir duas situações distintas no caso de rejeição pelo controle de qualidade do fabricante, quais sejam:

a) o produto foi considerado, de alguma forma, impróprio para comercialização e, portanto, descartado pelo fabricante. Nestas situações, o fabricante simplesmente deve informar no Sicobe Gerencial estes quantitativos de produção como não comercializados; 
b) o produto necessita ser retrabalhado na linha de produção, por qualquer motivo, e, portanto, será novamente controlado pelo Sicobe. Nestas situações, um novo código de controle será impresso no produto devendo o fabricante informar no Sicobe Gerencial as quantidades retrabalhadas como não comercializadas. Importante salientar que a aplicação de um novo código pelo Sicobe no produto não importa considerá-lo como inadequado pelo fabricante para fins de comercialização do mesmo.

9) O fabricante deve retrabalhar nas linhas de produção as embalagens dos produtos que, por qualquer motivo, não apresentem o código impresso após o controle do Sicobe?

Não. Os produtos que foram controlados pelo Sicobe, ainda que não contenham o código impresso pelo sistema, não necessitam serem retrabalhados na linha de produção, podendo o fabricante efetuar a comercialização dos mesmos.

Importante salientar, no entanto, que o fabricante deve registrar no Sicobe Gerencial eventuais ocorrências de falha na impressão dos códigos nos produtos, de forma a possibilitar a correção imediata do problema pelos técnicos da Casa da Moeda do Brasil, e não necessita interromper o trabalho nas suas linhas de produção.