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Elaboração do QAA

por Programa OEA publicado 12/09/2019 10h38, última modificação 03/06/2020 11h35
Colaboradores: Elaine Costa

O preenchimento do QAA ocorre posteriormente à criação do requerimento e sua respectiva atribuição da numeração. Abaixo seguem alguns questionamentos frequentes acerca do QAA:

O que é o Questionário de Autoavaliação (QAA)?

O QAA é um instrumento para a autoavaliação dos requerentes da certificação OEA em relação ao cumprimento dos requisitos contidos no Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1598/2015. O operador, após se autoavaliar, deve demonstrar à RFB o cumprimento destes requisitos, perante a anexação de evidências da existência de procedimentos formais (escritos), de aplicação obrigatória para cumprimento dos procedimentos investigados na certificação OEA.

Qual o objetivo do QAA?

O objetivo do QAA é auxiliar o requerente da certificação OEA a avaliar o grau de cumprimento dos requisitos necessários para a obtenção da certificação OEA.

Como acessar o QAA?

O QAA é acessado pela internet, por meio do Sistema OEA, ferramenta contida no Portal Único Siscomex, pelo endereço: https://portalunico.siscomex.gov.br/portal/

O Ponto de Contato, indicado pelo Responsável Legal, deverá fazer o login pela opção “Ponto de Contato”, conforme demonstrado pela figura abaixo:

O acesso deve ocorrer por meio de certificado digital do tipo e-CPF, e o Sistema OEA automaticamente o reconhecerá como sendo o CPF indicado pelo Responsável Legal.

Após logar-se, no canto superior direito, há a necessidade de fazer a contextualização (citação do CNPJ) no campo específico situado à direita da página, conforme demonstrado abaixo. 

O ponto de contato deve clicar no “X” e digitar o CNPJ da matriz, ainda que a certificação seja para um dos estabelecimentos. Não é preciso digitar o CNPJ inteiro, basta iniciar a digitação e selecionar o número que aparecerá entre as opções. Em seguida, clique na opção OEA e posteriormente na opção “QAA” no menu horizontal, conforme figura:

Na tela “Questionário de Autoavaliação”, serão visualizados os blocos de itens do QAA que devem ser preenchidos, conforme a modalidade de certificação solicitada.

O QAA faz parte do requerimento da certificação OEA?

Não. A necessidade de preenchimento do QAA nasce com o requerimento de certificação OEA. No entanto, as informações contidas nele não fazem parte do requerimento e sim das informações cadastrais do operador.

Uma prova disso é que uma vez criado o QAA, o operador pleiteante poderá excluir o requerimento ou arquivá-lo a pedido, que as suas informações do QAA não serão perdidas. Isso permite que as informações do QAA possam ser aproveitadas para mais de um requerimento, caso assim desejar o operador.

Como é feita a diferenciação das informações de diferentes  modalidades e funções requeridas no QAA?

A diferenciação dos QAA ocorrerá em dois tipos: QAA (Empresa) e QAA (Estabelecimento). Na prática, isso funciona da seguinte maneira:

  • Certificação por CNPJ matriz (empresa): destinado às funções Importador/exportador, Agente de Cargas e Transportador. Para essas funções, será criado um QAA (Empresa).
  • Certificação por CNPJ estabelecimento: destinado às funções Depositário, Redex, Operador Portuário e Aeroportuário. Para essas funções, será criado um QAA (Estabelecimento).


Veja como funciona na prática?

  • Um operador desempenha as funções de Agente de Cargas e Transportador e deseja solicitar a certificação OEA-S para ambas. Ele formalizará um único requerimento, mencionando as duas funções desejadas. Concomitantemente, em seus dados cadastrais, será criado um QAA (Empresa), onde será preenchida, uma única vez, as informações pertinentes às duas funções requeridas
  • Um segundo operador desempenha as funções de Transportador e Depositário e deseja solicitar a certificação OEA-S para ambas. Neste caso, ele deve formalizar dois requerimentos distintos, pois uma função é solicitada por matriz (trasportador) e a outra por estabelecimento (depositário). Assim, serão criados dois requerimentos e, consequentemente, dois QAA, um QAA (Empresa) para o Transportador e outro QAA (estabelecimento) para o Depositário.

Desta forma, como observado na figura acima, em “Operador”, há a opção de selecionar qual QAA deseja abrir.

Quantos blocos de perguntas aparecem no QAA?

Pode aparecer até quatro blocos de perguntas, a depender das modalidades requeridas.

Os blocos 1 (Informações Gerais) e 2 (Critérios de Elegibilidade) devem ser preenchidos por todos os operadores, ou seja, eles estarão sempre presentes. Já os blocos 3 e 4 são blocos específicos, respectivamente, das certificações OEA-Segurança e OEA-Conformidade.

Em regra, aparecerão três blocos de perguntas:

  • OEA-S: aparecerão os blocos 1, 2 e 3.
  • OEA-C: aparecerão os blocos 1, 2 e 4

No entanto, poderá aparecer quatro blocos, quando se tratar de um importador/exportador e ele estiver solicitando concomitantemente as modalidades OEA-S e OEA-C, conforme a figura abaixo.

 

É importante saber que a apresentação dos blocos e respectivos itens a serem respondidos acontecerá automaticamente pelo sistema e o operador deve responder a todos os questionamentos que estiverem visíveis.

Qual a estrutura de cada item do QAA?

Cada item do QAA tem a seguinte estrutura:

  •  Espaço-Reposta: conforme observado na figura abaixo, este espaço contém a capacidade de 5.000 caracteres para que seja dada uma resposta escrita (aproximadamente, uma página e meia da folha A4, na fonte Arial, 11), de forma objetiva e que possa resumir pontos importantes que o especialista da RFB em OEA precise saber.

  • Espaço para anexação de documentos: conforme observado na figura abaixo, há a possibilidade de que sejam anexados documentos de tamanho até 15 GB cada, que sirvam como evidência da implementação dos processos investigados.

Atenção:
É fundamental uma análise de importância dois anexos serem colocados no requerimento OEA.
Devem ser juntados apenas anexos estritamente relacionados ao tema inquerido. A anexação excessiva prejudica o processo de certificação e aumenta o tempo médio de análise dos requerimentos.

Como devo responder os itens do QAA?

Vejam o exemplo abaixo:

2.2.1 Registros das operações
a. O requerente assegura que são mantidos registros que permitem auditoria de todas as operações de comércio exterior?
b. Os registros são tempestivos, legíveis, completos e confiáveis?
c. O requerente mantém controle de estoques com informações confiáveis de entradas, saídas e saldos?
d. Referido sistema possibilita a identificação de mercadorias de origem nacional e de origem estrangeira (mesmo nacionalizadas)?
e. Procedimento formal (escrito), de aplicação obrigatória, é empregado para realização de inventários periódicos de estoque e tratamento de divergências?

Este é um item que tem cinco perguntas associadas a ele. Todas as vezes em que ocorrer itens com esse tipo de configuração, utilize a mesma estrutura para formular a resposta, organizando-a com a referência de “a”, “b”... para cada uma das respostas. A resposta a cada um desses itens deve ser objetiva que pode trazer uma breve descrição do processo que possa auxiliar o especialista OEA a compreender o item.

Lembre-se de que o objetivo da existência do espaço-resposta de cada um dos itens é de que o requerente da certificação possa fornecer, por meio de sua autoavaliação, elementos que auxiliem o especialista OEA na formação da convicção acerca do cumprimento dos requisitos contidos no Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1598/2015 e da adoção de um processo de gestão para minimizar os riscos existentes em suas operações de comércio exterior.

Atenção:
Todos os documentos anexados ao requerimento devem conter a indicação da página onde o processo se encontra descrito.
Essa medida visa a celeridade do processo de análise dos pleitos e assertividade na anexação dos documentos.

Desta forma,

  • Não anexe documentos que não estejam relacionados objetivamente ao item questionado;
  • Todas as vezes em que o Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1598/2015 trouxer a determinação de que “Deve existir procedimento formal (escrito), de aplicação obrigatória”, esse processo deve estar anexado ao requerimento.

Enquanto ainda houver itens a serem respondidos no QAA, não aparecerá o símbolo  ao lado do título do bloco. Se anexado algum documento ao item-resposta do QAA, aparecerá um “clipe” ao lado do título do item. 

Podem ocorrer erros ao anexar documentos?

Sim, os erros mais comuns ao anexar um documento ao Requerimento OEA são:

  • Tamanho do Arquivo: o Sistema OEA aceita anexos até o limite de 15 GB cada arquivo. Arquivos maiores podem m ser fragmentados em arquivos de menor tamanho. No entanto, antes de fazer o upload, verifique a real necessidade da juntada do documento na íntegra. É facultado anexar apenas a parte do documento que cita o processo investigado no item.
  • Anexo cujo upload já foi realizado: o Sistema OEA calcula o “hash” do arquivo inserido. Desta forma, ainda que ele esteja com um nome diferente, o sistema reconhecerá de se tratar de um arquivo já inserido na biblioteca da Operador. Quando isso acontecer, ao concluir o upload do documento em duplicidade, será aberta a página, conforme a abaixo, que indica ser um anexo já cadastrado.

 

A RFB tem acesso a todos os anexos juntados ao requerimento?

Não. A especialista OEA somente terá acesso aos documentos juntados ao requerimento e que forem apontados em alguma resposta. Desta forma, documentos juntados ao requerimento e não apontados em itens, apenas constarão da biblioteca do operador e não serão visualizados pela RFB. A biblioteca do operador será acessada exclusivamente via e-CPF dos autorizados pela empresa a ter acesso ao requerimento.

Se requerida uma modalidade diferente de certificação, será preciso preencher um novo QAA?

Se requerida nova modalidade de certificação não será preciso preencher todas as informações do QAA novamente. Apenas as informações adicionais, relativas à nova modalidade, deverão ser preenchidas. Importante se atentar, que embora não requeridas novas informações, isso não exclui a possibilidade de a RFB a analisar, em seus sistemas, informações sobre o histórico da empresa, conforme determina o artigo 13, º 2º da Instrução Normativa RFB nº 1598/2015:

Art. 13, § 2º. Na hipótese em que o requerente já esteja certificado em alguma modalidade OEA, serão analisados os requisitos de admissibilidade previstos no art. 14, o critério de elegibilidade previsto no inciso I do art. 15 e os critérios específicos da nova modalidade requerida e que não tenham sido considerados quando de sua 1ª (primeira) certificação.

O que acontece com o QAA se a empresa decidir arquivar o requerimento?

Ainda que a empresa decida arquivar o requerimento da certificação OEA, as respostas do QAA não são perdidas, pois elas estão atreladas ao cadastro da empresa. Isso possibilita, por exemplo, se a empresa decidir formular um requerimento em outro momento, a utilização destas informações previamente fornecidas.

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