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Como se tornar um OEA

por Programa OEA publicado 03/09/2015 21h00, última modificação 15/04/2019 12h03
Colaboradores: Elaine Costa

Segundo o artigo 12-A da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15, o processo de certificação no Programa OEA consiste na avaliação do processo de gestão adotado pelo requerente para minimizar os riscos existentes em suas operações de comércio exterior.

Com base no artigo acima, o que a Receita Federal quer saber? Ela quer saber se sua empresa gerencia riscos associados aos temas (critérios) elencados no Programa OEA.

Mas o que é gerenciar riscos? Em primeiro lugar, a empresa deve conhecer quais os riscos existentes em suas operações de comércio exterior. Após conhecer esses riscos, a empresa deve adotar procedimentos de trabalho para minimizar a sua ocorrência (combater os riscos) e testar periodicamente (monitoramento) se esses procedimentos de trabalho adotados se mantém eficazes ao longo do tempo.

Desta forma, a empresa solicitante deve sempre ter em mente que precisa demonstrar à RFB que seus processos de trabalho adotados são eficazes no controle do risco. Para demonstrar essas informações, a RFB solicita que seja enviado um requerimento de certificação OEA, no qual a empresa responde alguns itens relacionados à certificação desejada e o instrui com documentos que comprovem adoção dos processos de trabalho e o seu monitoramento.

Como é feito o Requerimento da Certificação OEA?

siscomex.pngO requerimento da certificação OEA é feito exclusivamente por meio do Sistema OEAO Sistema OEA é a plataforma online para recepção e distribuição dos documentos pertinentes à Certificação OEA. Seu acesso é feito via web, diretamente no Portal Único Siscomex.

A formalização do requerimento da certificação deverá ser feita pelo Responsável Legal perante o cadastro de pessoas jurídicas (CNPJ) . O primeiro acesso deve ocorrer por meio do Certificado Digital (e-CPF), selecionando-se a opção "Responsável Legal".

O responsável Legal deve efetuar as seguintes atividades, conforme descritas no Anexo I da IN RFB nº 1598/2015:
  • Seleção da modalidade de certificação na RFB e da função na cadeia logística;
  • Identificação do CNPJ/CPF a certificar;
  • Autorização de divulgação do nome e CNPJ da empresa certificada no sítio da RFB;
  • Autorização de compartilhamento de informações em casos de assinatura de Acordos de Reconhecimento Mútuo (ARM), quando a RFB for parte;
  • Autorização de compartilhamento das informações já fornecidas no processo de certificação OEA com demais órgãos participantes do OEA-Integrado;
  • Manifestação de concordância com o Termo de Compromisso; e
  • Designação dos Pontos de Contato (funcionários).
Lembrete Saiba como formalizar o requerimento no Sistema OEA. 


Como é o processo de Certificação OEA?

O processo de certificação consiste nas etapas abaixo. As informações solicitadas em cada etapa abaixo serão informadas por meio do requerimento digital contido no Sistema OEA, acessado via Portal Único Siscomex: 

  • Requisitos de Admissibilidade (art. 14): São itens obrigatórios que os operadores devem atender para serem admitidos, ou seja, tornam o operador apto a participar do processo de certificação no Programa OEA. 

O não atendimento aos Requisitos de Admissibilidade resulta no arquivamento do requerimento. Atendidos os requisitos, a empresa solicitante pode pleitear novo requerimento a qualquer tempo.

Lembrete Conheça os Requisitos de Admissibilidade.

 

Os itens 2, 3 e 4 fazem parte do que é chamado de Questionário de Autoavaliação, ou simplesmente QAA. Tais informações pertencem ao cadastro da empresa solicitante da certificação OEA, e por esse motivo, devem ser constantemente atualizadas.

  • Informações Gerais: São informações a respeito das operações da empresa, sua participação no comércio exterior, entre outras informações importantes para os servidores da RFB mapearem os riscos associados as suas operações.
  • Critérios de Elegibilidade (art. 15): São critérios que indicam a confiabilidade do operador; e
  • Critérios Específicos:
      1. Critérios de Segurança aplicados à cadeia logística (art. 6º) a serem cumpridos para fins de certificação como OEA-S.
      2. Critérios de Conformidade em relação às obrigações tributárias e aduaneiras (art. 7ºa serem cumpridos para fins de certificação como OEAC Nível 1 e OEAC Nível 2.
Lembrete Conheça os itens solicitados no QAA.

 

O item 5 se refere à Validação Física.

  • Validação Física: Consiste em verificar as informações coletadas no processo de certificação, juntadas no QAA e obtidas por meio dos diferentes sistemas aos quais a RFB tem acesso, para formar convicção a respeito do cumprimento dos requisitos e critérios do Programa OEA.
Em geral, os servidores da RFB selecionam a unidade de maior volume de operações relacionadas à modalidade de certificação pretendida. Participam, em regra, no mínimo 02 servidores da RFB e representantes da empresa, das diversas áreas envolvidas no processo de certificação.
O servidor responsável pela validação conduzirá as seguintes atividades:
  • Breve apresentação sobre o Programa OEA;
  • Abordagem dos pontos que contemplam o Plano de Validação;
  • Entrevista com os funcionários envolvidos nos processos de trabalho, implementados para minimizar os riscos dos critérios estabelecidos no Programa
  • Coleta de evidências que eventualmente não foram juntadas de maneira satisfatória durante a instrução do processo
  • Formação de convicções sobre:
  1. Participação da alta administração no processo de gerenciamento de risco
  2. Efetividade e aplicação dos processos de trabalho apresentados
  3. Conhecimento dos princípios e objetivos do Programa OEA pelo funcionários
  • Encerramento e feedback aos representantes da empresa sobre a autorização da certificação ou o seu indeferimento.
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